Internet : cinq étapes pour se simplifier l'e-mail

C'est une leçon de l'audience en référé qui a opposé DSK à Marcela Iacub : ne vous laissez jamais submerger par votre boîte mail. Au cœur des débats, mardi 26 février, il y avait un e-mail oublié. L'avocat de l'essayiste résume d'ailleurs l'affaire par la formule suivante : "Elle ne se souvient pas de ce mail. Je lui ai dit : cherchez-le ! Elle m'a répondu : je n'en ai pas le courage."

De ce point de vue-là, nous sommes tous des Marcela Iacub. Aller fouiller dans ses e-mails ou y remettre de l'ordre, quelle que soit l'urgence, s'apparente souvent à une corvée... A moins d'appliquer quelques principes simples.

1Repartez du bon pied

Dans un monde idéal, votre boîte mail devrait être pratiquement vide.

Nettoyez votre boîte

Certains logiciels se proposent de faire le ménage à votre place. Mailstrom par exemple, qui est très intuitif, se fait fort de vous faire passer, sans douleur et en moins d'une heure, de plusieurs milliers de messages non lus à zéro. Profitez-en pour vous désinscrire de toutes ces newsletters commerciales que vous ne lisez jamais.

Utilisez plusieurs comptes

C'est contre-intuitif et c'est pourtant la base d'une bonne organisation : utiliser différents comptes e-mail pour différents usages. En plus de votre adresse professionnelle et de votre e-mail personnel, créez donc un compte pour vos achats en ligne et pourquoi pas un dernier mail, plus anonyme, que vous n'utiliserez que sur les forums de discussion ou sur les réseaux sociaux.

Centralisez vos comptes e-mail

Il est d'autant plus facile d'utiliser plusieurs adresses, même si vos fournisseurs sont différents (Gmail, Hotmail, Outlook...), que vous pouvez au choix toutes les synchroniser à partir du même logiciel de messagerie (comme Windows Live ou Thunderbird) ou les lier à un seul et unique webmail (comme Gmail ou Outlook).

Pour lier une nouvelle adresse e-mail à votre compte Gmail, allez simplement dans "Paramètres" (en cliquant sur la roue), puis rendez-vous dans l'onglet "Comptes et importation". La rubrique d'aide consacrée au sujet par Google est assez facile à prendre en main.

Créez des dossiers et des filtres

La plupart des boîtes mail vous proposent de créer des filtres (ou "règles de messages") qui vous permettront de ranger automatiquement certains e-mails dans des dossiers virtuels en fonction de règles simples que vous aurez préalablement mises au point. Par exemple, si le champ "De :" d'un e-mail contient l'adresse "marcela@mail.com", le placer dans le dossier éponyme. Si vous utilisez Gmail, allez dans l'onglet "Plus" en haut de la fenêtre principale puis cliquez sur "Créer un filtre" et choisissez les options qui vous conviennent.

Dans Gmail, vous pouvez non seulement créer des dossiers et des filtres, mais encore paramétrer des "libellés" avec un code couleur. Ils s'afficheront automatiquement dans l'objet des e-mails que vous recevrez (dans l'image ci-dessous, les rectangles rouges "Rédaction/FTVi" sont des libellés). Pour créer un libellé dans Gmail, ouvrez un e-mail, puis cliquez sur l'onglet dont le pictogramme représente une étiquette et laissez-vous guider. Vous pourrez également marquer un message comme important en cliquant sur le pictogramme en forme de flèche qui précède le nom de l'expéditeur.

2Sécurisez votre boîte mail

En matière d'e-mails, la sécurité passe avant tout par le choix d'un mot de passe solide. Mais il y a encore bien d'autres choses à faire pour se préserver des importuns.

Débarrassez-vous des spams

La plupart des messageries offrent des filtres anti-spam efficaces. Mais pour atteindre leur plein potentiel, elles ont besoin de votre aide. Avant de supprimer un spam qui aurait malgré tout passé ce filtre et échoué dans votre boîte e-mail, veillez toujours à le signaler comme "indésirable". Avec Gmail, il suffit par exemple de cliquer sur le bouton signalé par un point d'exclamation.

Ce faisant, vous ajouterez automatiquement l'adresse incriminée à votre liste noire et augmenterez l'efficacité de votre filtre anti-spam. A contrario, il arrive que vous soyez victime d'un excès de zèle et qu'un message légitime finisse sa course dans votre dossier spams. Il suffit alors de signaler ce courrier comme "légitime" pour que cela ne se reproduise plus.

Méfiez-vous des hoax

Un hoax est un canular circulant sous forme de chaîne par e-mail et qui vous est le plus souvent transféré par une connaissance, en toute bonne foi. Partez du principe que la plupart des messages révoltants ou alarmants qui circulent sur Internet sont des hoax. Avant de transférer vous-même quoi que ce soit de ce genre à vos contacts, commencez donc par vérifier les informations que le mail contient.

Ce sera chose facile depuis que vous êtes devenu un expert en recherche internet, mais des sites spécialisés comme Hoaxbuster ont déjà fait ce travail pour vous.

3 Ne vous laissez plus déborder

Maintenant que votre boîte est en ordre, ce n'est pas le moment de faiblir, mais plutôt de vous organiser.

Hiérarchisez vos priorités

Un message de votre patron n'a pas la même urgence que le Powerpoint humoristique quotidien de votre oncle blagueur. Utilisez donc les "drapeaux" (Outlook) ou "étoiles" (Gmail) qui vous permettent de distinguer et de suivre les messages importants en les marquant manuellement au cas par cas. Dans l'exemple ci-dessous, illustré grâce à Gmail, tous les messages qui ne font pas l'objet de filtres apparaissent dans la boîte de réception (la colonne de gauche). Une fois marqués selon un code couleur, ils sont en plus redistribués dans des boîtes séparées qui définissent leur priorité (colonne de droite).

Par défaut, Gmail ne propose qu'une seule sorte d'étoile (jaune). Pour accéder à un code couleur plus large, il suffit de se rendre dans "Paramètres > Général", puis dans la section "Icônes de suivi personnalisées". Glissez-déposez d'une ligne à l'autre les icônes que vous souhaitez utiliser.

Créez des alertes et des rappels

Si vous avez du mal à tenir votre correspondance à jour, de nombreux outils sont là pour vous y aider. Pour n'en retenir qu'un, essayez donc Snooze, un plug-in pour le navigateur Chrome qui vient ajouter un nouvel onglet dans votre fenêtre Gmail et qui fait office de pense-bête. Une fois Snooze installé, ouvrez un e-mail, puis cliquez sur l'onglet et choisissez le délai dans lequel il vous sera rappelé de répondre à ce message.

A l'heure dite, une fenêtre d'alerte affichée en bas à droite de votre bureau, accompagnée d'une sonnerie, vous rappellera ce que vous vous étiez promis. Bien d'autres options s'offrent à vous, comme TaskForce (payant), qui s'est fait une spécialité de convertir vos e-mails en "to-do list".

4 Révisez le B.A.-BA

Les fonctions les plus simples d'une boîte mail sont aussi parfois les plus mal comprises.

Les options de copie et d'adressage

Si les différents destinataires de votre e-mail ne se connaissent pas et que votre but n’est pas de les mettre en relation, inscrivez leurs adresses dans le champ "Cci" (Copie carbone invisible). Chacun recevra votre mail sans avoir accès aux autres destinataires.

Qualifiez vos messages

Remplir le champ "Objet" avec un titre court et informatif vous aidera à trier ultérieurement vos conversations, mais cela donnera aussi à vos destinataires l'envie de vous lire. Un objectif à ne pas perdre de vue lorsque l'on envoie un e-mail.

Paramétrez vos signatures

La plupart des boîtes mail vous proposent de pré-enregistrer une ou plusieurs signatures. Cela vous fera gagner un temps précieux. Par exemple, dans Gmail, vous pourrez configurer une signature par adresse mail associée à votre compte. Rendez-vous dans "Paramètres > Général > Signatures". Notez que le terme "signature" s'applique ici aussi bien à la formule de politesse finale et à la signature qu'à votre façon de dire bonjour.

5 Passez en mode furtif

Au-delà des paramètres de base, les possibilités d'une boîte mail sont presque infinies. Voici encore quelques pistes, non exhaustives, pour élargir le champ des possibles et en revenir à la littérature contemporaine.

Traquez vos mails

Sans doute avez-vous déjà utilisé la fonction "accusé de réception" de votre boîte mail. Et sans doute avez-vous été déçu. Car même dans le cas où il ouvrirait votre e-mail, votre destinataire peut tout simplement refuser d'accuser quoi que ce soit. C'est là qu'interviennent des services web comme Bananatag, qui vous permet d'insérer dans vos mails une petite image invisible. Quand l'e-mail est ouvert, l'image envoie un signal aux serveurs de Bananatag, qui vous répercute l'information. C'est imperceptible pour votre destinataire.

Une fois l’extension installée, un nouvel onglet "Tag & send" est inséré dans votre fenêtre de nouveau message. Il suffit de cliquer pour envoyer et traquer votre e-mail.

Ne laissez aucune trace

C'est à ce stade que nous en revenons à Marcela Iacub. Si vous vouliez vous aussi "vider votre sac" tout en vous ménageant la possibilité de nier l'avoir fait, sachez qu'un dernier type de service web vous permet d'envoyer des e-mails éphémères, qui disparaîtront sans laisser de trace après avoir été lus. C'est ce que proposent des sites comme Oneshares ou Cloakmy. Vous pourrez même pousser le vice jusqu'à utiliser Bananatag pour obtenir en toute discrétion un accusé de lecture sans doute assez jubilatoire.