Des solutions concrètes pour lutter contre l'excès de courriels

Un petit message automatique qui s’ouvre sur votre écran si vous envoyez un courriel à des collègues après 20 heures : « Il est plus de 20 heures, est-il nécessaire d’envoyer ce mail maintenant ? Vous pouvez enregistrer votre mail en brouillon ». C’est la solution qu’ont adopté certaines entreprises pour sensibiliser les salariés à la question de la déconnexion. Dans le même esprit, certains services informatiques suppriment systématiquement, dans toutes les boites mail des collaborateurs, le signal d’arrivée d’un nouveau courriel. Finis la petite sonnerie et le pop-up qui vous signalent à minuit l’arrivée d’un nouveau message.

Coût de ces opérations : zéro euro, mais à l’inverse il y a des entreprises qui investissent beaucoup d’argent dans la lutte pour la déconnexion… C’est le cas d’Atos, certainement la première des grandes sociétés françaises à s'être lancée dans la chasse à ce que l’on appelle désormais l’infobésité, la surcharge d’informations.

Atos a réussi à réduire le volume de mails internes de 60% en quelques années. Elle a investi dans une plateforme collaborative, un réseau social, mais réservé à l’entreprise. Mieux : elle a aussi indexé les bonus qu’elle verse aux managers sur la réduction du volume de mails !

Il y a aussi les entreprises qui coupent les serveurs

On connait bien maintenant le cas de Volkswagen, qui rend l’envoi de mails impossible à partir de 18h15 et jusqu’à 7h30 le matin. Mais pour les non-cadres seulement ! Il y a aussi les boites qui organisent des journées, voire des semaines sans emails ! Comme la Sodexo, Price Minister ou Total à Singapour.

Mais au fond, beaucoup de salariés ne veulent pas que, d'autorité, on leur coupe le réseau. Les entreprises les plus avancées font dans la pédagogie et dans la formation. Comme à l’Apec, qui a signé avec ses syndicats un « code de bons usages de la messagerie électronique ». Les règles sont rappelées chaque année à tous. Privilégier les échanges verbaux, limiter le nombre de destinataires, n’envoyer ni mail ni sms en dehors des heures et des jours de travail. Tous les managers sont formés au bon usage du numérique. Parce que le problème vient souvent de là : on nous a mis des outils très sophistiqués entre les mains sans jamais nous apprendre à nous en servir. Pas étonnant qu’aujourd’hui ils nous explosent au visage…

Ecoutez les explications de Caroline Sauvajol-Rialland, prof à Sciences Po et à l’IDC, auteur de  "Infobésité, comprendre et maîtriser la déferlante d’informations", paru chez Vuibert.